Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract)

Titre du poste: Coordonnateur(trice) de bureau / Office Coordinator (contrat/contract) Résumé de la description du poste: Energetic and efficient front desk and office support person to work in operations for a commercial real estate services company within the Montreal Area. The candidate will work closely with the Operations Manager, Managing Principal and fee-earners (brokers) within the market to provide support and implement strategic initiatives. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Nous recherchons une personne énergique, organisée et professionnelle pour assurer le soutien à la réception ainsi qu’aux activités de bureau au sein des opérations d’une entreprise de services immobiliers commerciaux dans la région de Montréal. Le ou la titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec le gestionnaire des opérations, le directeur principal ainsi que les courtiers, afin de fournir un soutien administratif efficace et de contribuer à la mise en œuvre d’initiatives stratégiques. Description du poste: Responsabilités principales Opérations du bureau Fournir un soutien administratif au leader du marché et/ou à d’autres responsables de département Entrer les rapports de dépenses Rédiger la correspondance courante, saisir des données, imprimer des lettres et des étiquettes, créer des modèles de documents et mettre en forme des fichiers Soutenir les opérations de la salle de courrier (ex. : tri du courrier, affranchisseuse, télécopieur, photocopieurs) Aider à la planification et à la coordination des déplacements de base Organiser et soutenir les réunions et événements internes, au besoin Coordonner les services de traiteur, la réservation de salles de réunion, l’envoi d’invitations et autres activités liées à l’organisation d’événements Veiller au respect des politiques de l’entreprise Traduction de documents (de l'anglais vers le français) Accueil des visiteurs Gérer la réception en accordant l’accès à l’édifice (au besoin) et en avisant les employés de l’arrivée d’un client, fournisseur ou candidat Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché concernant leur disponibilité Fournir un laissez-passer ou une validation de stationnement sur demande Gestion des fournisseurs et administration Gérer l’approvisionnement et l’entretien des fournitures et équipements de bureau (mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, plantes, etc.), via Workday, les services d’approvisionnement ou des fournisseurs externes Saisir les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, au besoin Gestion des appels Répondre et filtrer tous les appels entrants pour deux bureaux et transmettre les messages Communiquer des informations générales sur l’entreprise Collaborer avec le personnel des opérations, les courtiers et le leader du marché Traiter certains appels avec discrétion, à la demande du personnel des opérations, des courtiers ou du directeur principal Autres tâches administratives Collaborer avec le gestionnaire des opérations sur les questions de continuité des activités Aider à l’intégration des nouveaux employés Commander des cartes professionnelles Préparer des documents (révision, impression, reliure) Effectuer toute autre tâche connexe Supérieur hiérarchique Le poste relève du gestionnaire des opérations . Indicateurs de performance Le rôle sera évalué selon : La gestion des coûts par rapport au budget, en limitant les écarts au minimum Une attitude positive Le professionnalisme L’efficacité et la fiabilité L’organisation Le service à la clientèle et les aptitudes relationnelles Le respect des délais et la réactivité aux demandes, ainsi que la résolution de conflits Formation et expérience requises Diplôme collégial