Assistant(e) Directrice des Affaires Publiques F/H

Assistant(e) Directrice des Affaires Publiques F/H - - - - - - - - - - - - Un rôle clé au cœur des Affaires Publiques du Groupe Vous aimez les environnements exigeants, en mouvement, où organisation, anticipation, discrétion et sens du relationnel font toute la différence ? Vous souhaitez occuper un rôle à forte valeur ajoutée, au plus près d’une Direction, tout en contribuant au bon fonctionnement d’une équipe en interaction avec de nombreux interlocuteurs internes et externes ? Rejoignez notre équipe des Affaires Publiques en CDI à PARIS TROCADERO et devenez un véritable point d’appui pour la Directrice des Affaires Publiques du Groupe et son équipe. Votre rôle : bien plus qu'une fonction d'assistanat Votre mission sera de faciliter et d’optimiser le quotidien de la Direction, en anticipant les besoins, en coordonnant les activités et en assurant un suivi rigoureux des dossiers. Vous serez notamment amené(e) à : 🚀 Accompagner la Directrice des Affaires Publiques Gérer et optimiser son agenda avec autonomie et anticipation , en intégrant les priorités, les contraintes externes et les changements de dernière minute. Organiser les déplacements et leur logistique de bout en bout : réservations, documents de voyage, notes de frais… Construire le calendrier annuel de la Direction en intégrant les principales échéances du Groupe et de l’entité. Préparer les réunions de Direction : ordres du jour, collecte d’informations, supports, comptes rendus et suivi des actions. Organiser les réunions, séminaires et événements en veillant à chaque détail. Anticiper les échéances importantes et alerter la Directrice lorsque nécessaire. Être force de proposition et initier des réunions ou actions en fonction de l’actualité et des besoins identifiés. 🤝 Être un véritable facilitateur pour l’équipe Vous contribuerez activement à la qualité de vie et à l’efficacité du collectif : Répondre et anticiper les demandes quotidiennes de l’équipe basée à Paris. Coordonner les activités avec les assistants des autres sites, notamment Clermont et Bruxelles , afin de garantir une continuité de service. Faciliter l’intégration et le quotidien des collaborateurs : outils, accès informatiques, formations, visites médicales, arrivées et départs… Organiser les visites internes et externes, y compris avec des interlocuteurs de haut niveau tels que ministres, ambassadeurs ou représentants d’administrations . Veiller au respect des règles d’archivage, de confidentialité et de conservation des documents. 💪 Prendre en charge des dossiers avec autonomie Au-delà de l’assistanat, vous pourrez prendre en responsabilité des dossiers spécifiques : Suivre le budget de l’entité. Gérer les demandes d’achat, factures et validations par délégation. Collecter, analyser et structurer les informations nécessaires à la préparation des dossiers de la Direction. Piloter des missions complémentaires en lien avec les priorités du service, par exemple sur des sujets de transparence ou de formation . Assurer le suivi des actions et garantir leur bonne réalisation. 🔎 Un environnement stimulant et ouvert sur l’extérieur Ce poste vous permettra d’évoluer dans un environnement où les interlocuteurs sont variés et où les enjeux peuvent évoluer rapidement. Vous serez en contact avec des équipes internes, des partenaires externes et des représentants institutionnels. Votre capacité à représenter l’entreprise avec professionnalisme , à vous adapter à chaque interlocuteur et à garantir un haut niveau de confidentialité sera essentielle. Ce qui fera votre réussite Nous recherchons avant tout une personnalité capable d’allier autonomie, fiabilité et sens du service . Vous êtes : Diplômé BAC + 2/3 voir 4 maximum (dans le domaine Ressources Humaines par exemple) Très organisé(e) et capable de gérer simultanément plusieurs