Head of Office Management & Executive Assistant (m/w/d)

When it really matters“ – nichts beschreibt AlixPartners besser. Denn die Berater_Innen von AlixPartners übernehmen genau dann die Führung erfolgskritischer Projekte in einem Unternehmen, wenn akuter Handlungsbedarf besteht. Erfahrung und Umsetzungskompetenz sind hierbei wichtiger als theoretische Konzepte.

Bei AlixPartners lösen wir die komplexesten und kritischsten Herausforderungen – schnell, entschlossen und mit messbarem Ergebnis. Wir schaffen nachhaltigen Mehrwert für Unternehmen, ihre Mitarbeitenden und die Gesellschaft. Vielfalt und Inklusion, Neugier und vorausdenkendes Handeln sind uns wichtig. Gestalte mit uns die Zukunft der Zusammenarbeit.

AlixPartners lebt hybrides Arbeiten – eine flexible Kombination aus Büropräsenz und mobilem Arbeiten, die echte Work-Life-Integration ermöglicht.

Die Rolle des Office Managers ist – in enger Zusammenarbeit mit allen Corporate Services Bereichen – entscheidend für das ambitionierte Wachstum der Firma.

Was dich erwartet

Als Office Manager verantwortest du den reibungslosen Betrieb unseres Münchner Büros. Du führst die administrativen Fachkräfte des Standorts – einschließlich ihrer Team Leads – und bist zentrale Anlaufstelle für Consulting- und Corporate-Professionals aller Ebenen. Darüber hinaus unterstützt du den Country Leader sowie unsere PMDs als Executive Assistant: als verlässliche:r Sparringspartner:in mit einem Chief-of-Staff-Ansatz.

Diese geschäftskritische Rolle trägt maßgeblich zum reibungslosen Betrieb und zum weiteren Wachstum des Münchner Büros und der gesamten DACH-Region bei. Die Stelle hat eine fachliche Berichtslinie zum Country Leader.

Office Management

• Leitung und Weiterentwicklung des Office Managements München – für einen effizienten, reibungslosen und skalierbaren Tagesbetrieb

• Verantwortung für Facility Management, Dienstleistersteuerung, Budgetplanung und Service-Qualität

• Betrieb einer großen Büroumgebung (~220 Kolleg:innen, ~3.500 m²) auf höchstem professionellen Niveau

• Einführung klarer Strukturen, Prioritäten und effizienter Arbeitsweisen zur operativen Exzellenz

• Weiterentwicklung des hybriden Arbeitskonzepts im Einklang mit dem Unternehmenswachstum

• Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozessen und Sicherheitsstandards

Executive- / PMD-Unterstützung

• Enge Zusammenarbeit mit dem Country Leader und Senior PMDs als verlässliche:r Sparringspartner:in

• Effektive Priorisierung und Entscheidungsunterstützung durch starke Koordination (Kalender, Reisen, Schlüsselthemen)

• Hochrangige Executive-Unterstützung – inkl. vertraulichem Umgang mit sensiblen Informationen

• Unterstützung strategischer Initiativen, Business-Development-Aktivitäten und Führungsformaten

• Leitung und Koordination hochrangiger Klienten- und interner Veranstaltungen

Führung der Administrativen Funktionen

• Führung und Entwicklung des Admin-Teams – einer der größten Corporate-Services-Funktionen in DACH – einschließlich der Team Leads

• Förderung von Performance, Engagement und Kompetenzaufbau für eine hochwertige Serviceerbringung

• Aufbau klarer Strukturen, Rollen und Verantwortlichkeiten im Team

• Ressourcen- und Workload-Management zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen

• Förderung von Talenten, Coaching und Karriereentwicklung in der Admin-Funktion

• Kultur prägen: Zusammenarbeit, Inklusion und eine ausgeprägte Serviceorientierung vorleben

Internes Relationmanagement

• Vertrauensvolle:r Businesspartner:in für Senior Leadership und PMDs

• Aufbau starker Beziehungen über alle Funktionen und Führungsebenen hinweg

• Proaktives Erwartungsmanagement, Kommunikation und Sicherstellung hoher