Assistenz Business Coordination (m/w/d)

At Lilly, the work is demanding because patients are waiting. We unite caring with discovery to help make life better for people around the world, knowing that every decision, every detail, and every day matters. Headquartered in Indianapolis, Indiana, our over 50,000 employees around the globe take on complex challenges to discover and deliver life-changing medicines, strengthen how health is understood and managed, and support the communities we serve. This is hard, urgent, selfless work—but it’s work worth doing. If you’re driven by purpose and ready to bring your best to work that truly matters for patients, we invite you to join us.  Assistenz Business Coordination (m/w/d) Bei Lilly verfolgen wir die Vision, die Gesundheit von Menschen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nachhaltig zu verbessern. Als eines der menschlichsten und kundenfreundlichsten Pharmaunternehmen setzen wir uns für ein innovations- und investitionsfreundliches Umfeld ein, das den Zugang von Patient:innen zu neuen Therapien ermöglicht und langfristig sichert. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Business Coordination (m/w/d). Stellenübersicht Die/der Assistenz Business Coordination (m/w/d) unterstützt den General Manager und das Leadership Team von Lilly Austria administrativ und koordinativ und sorgt für einen reibungslosen, konsistenten Ablauf der wiederkehrenden Governance-Foren der Affiliate. Die Rolle trifft keine strategischen oder Entscheidungsfragen, sondern stellt sicher, dass die administrativen Mechanismen dahinter organisiert, pünktlich und verlässlich funktionieren. Gesucht wird eine hochorganisierte, proaktive Person, die mehrere Workstreams und Stakeholder gleichzeitig managen kann und mit vertraulichen Informationen umsichtig umgeht. Hauptverantwortlichkeiten Governance-Koordination Terminierung und Logistik der wiederkehrenden Governance-Foren Standardisierung von Format, Vorlagen und Kadenz für einen konsistenten Rhythmus Pflege fester Agendapunkte, damit Prioritäten nicht verloren gehen Sammeln, Aufbereiten und Formatieren von Unterlagen; Pre-Read-Prozess sicherstellen Protokollführung, Action-Item-Tracking, Erinnerungen an Verantwortliche Pflege des Jahreskalenders für alle Governance-Foren Administrative Unterstützung Laufende administrative Unterstützung für GM und Leadership Team Meeting-Logistik in Abstimmung mit dem Meetings-Services-Team Projekt-Koordination Tracking von Timelines, Meilensteinen und Deliverables funktionsübergreifender Projekte Pflege einfacher Tracking-Tools (Status-Tracker, Action Logs) Konsolidierung von Updates aus mehreren Funktionen zu einem Gesamtstatus für die Führung Erfolgskriterien Governance-Foren laufen reibungslos mit klaren Agenden, pünktlichen Unterlagen und dokumentierter Nachverfolgung; keine Last-Minute-Hektik; transparenter Projektstatus ohne Nachfragen der Führung; zuverlässige Erledigung mit minimaler Aufsicht. Ihr Profil 3–5 Jahre Erfahrung in Business Coordination, idealerweise Konzern-/Matrixumfeld Starke Organisationsfähigkeit, hohe Detailgenauigkeit, Multi-Stakeholder-Management Sicherer Umgang mit MS Office/Teams, Projekt-Trackern; Offenheit für AI-first-Ansätze Starkes Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen Wünschenswert Erfahrung als Unterstützung einer Führungskraft/eines Leadership Teams (Koordination, PM oder EA) Erfahrung in Pharma, Healthcare oder anderer regulierter Branche Kenntnis des österreichischen Geschäftsumfelds Das Mindestgehalt gemäß dem Kollektivvertrag für den Handel beträgt € 33.068 brutto/Jahr. Entsprechend der Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung. Lilly setzt sich dafür ein, Menschen mit Behinderungen bei der Teilnahme am Arbeitsleben zu unterstützen und Chancengleichheit im Wettbewerb um Arbeitsplätze zu gewährleisten. Wenn du