Administrative Services Supervisor I

C onstruyendo sobre nuestro pasado. Listos para el futuro Worley es una firma global de servicios profesionales compuesta por expertos en energía, productos químicos y recursos. Nos asociamos con clientes para entregar proyectos y crear valor durante la vida útil de sus activos. Estamos uniendo dos mundos, avanzando hacia fuentes de energía más sostenibles y al mismo tiempo ayudamos a proporcionar la energía, los productos químicos y los recursos que se necesitan ahora. Objetivo del cargo: El supervisor de facilidades asume con proactividad y liderazgo las gestiones de servicios asociados a las facilidades, así como las labores de administración que le sean encomendadas. Es proactivo en ofrecer soluciones e implementarlas, manteniendo la satisfacción de los usuarios internos y externos que usen las facilidades de la compañía, al tiempo que da cumplimiento a los standares de la organización. Siempre demuestra cortesia y amabilidad en su trato con todas las personas internas y externas a la compañía, su presentación personal es impecable y responde de manera oportuna los requerimientos que se reciban en el área. Hace seguimiento al personal directo o contratista, asociado a tareas de administración y facilidades. Requiere de supervisión mínima a sus labores. Gran capacidad para informar y persuadir sobre asuntos complejos mediante la preparación y entrega de propuestas, soluciones y presentaciones e informes, así como la colaboración con las partes interesadas y la dirección. Principales Responsabilidades: La administración de los contratos asociados a los servicios de facilities: aseo, mantenimiento, cafetería, etc de forma que los servicios funcionen como fueron planificados. Ser el contacto autorizado con los contratistas de servicios a facilidades. Velar por que las facilidades estén en condición óptima para su uso. Funcionamiento correcto del sistema de control de ingreso de personal a las instalaciones de la compañía. Incluye el control de entrega/devolución de carné corporativo a los empleados de la compañía. Confirmar la reservas de puestos de trabajo, en el sistema informático indicado por la compañía. Aseguramiento de la facturación correcta y oportuna, de los servicios de facilidades. El cumplimiento de las reglas de la oficina por parte de todo el personal de la compañía. Adminitración de los servicios del mensajería dedicada y paquetizada. Administración del inventario de papelería. Esto incluye entrega de kits a empleados nuevos y antiguos. Manejo de la caja menor y su reportabilidad conforme al area de finanzas. Manejo de tarjeta de crédito corporativa asignada al área de administración (si aplica). Atención de auditorías de administración y facilidadades. Indicadores del área de administración. Atención de eventos corporativos: visitas nacionales e internacionales, asgurando la confirmación de reservas de espacios de trabajo, prestación correcta y oportuna de los servicios de administración solicitados según cada caso (reservas, catering, soporte logístico, compras menores, etc). Mantener al día los reportes del área informados por su Gerente de Línea. Asistir a las reuniones del área que sea convocado y cuando se solicite. Liderar la reunión se seguimiento según los parámetros que se informen. ¿Qué traerás? Educación Mínima Requerida: Profesional de administración de empresas, ingeniería, economía, o carreras a fines. Experiencia Mínima Requerida: 5-10 anos Experiencia mínima de 5 años en manejo de facilities / oficinas corporativas y administración de contratos de servicios, atención a usuario interno, coordinación de proveedores. Inglés B2 requerido. Ubicación: Bogotá (modalidad de trabajo presencial) En caso de que necesites algún ajuste de accesibilidad por favor no dejes de aclararlo en tu postulación Avanzando juntos Estamos comprometidos a construir un lugar de trabajo diverso, inclusivo y respetuoso donde todos