Financial Administrative Assistant

Summary: Bem-vindo ao nosso mundo! Nossa cultura incentiva a melhoria contínua, o aprendizado e o reaprendizado. Priorizamos a segurança, a qualidade, o meio ambiente, a produtividade e a sustentabilidade, trabalhando com propósito e gerando resultados. Acreditamos e confiamos em nosso pessoal e na diversidade de nossas equipes para continuar a prosperar após mais de 130 anos criando marcas queridas, com os olhos voltados para um futuro melhor para todos. Você está se candidatando ao cargo de Assistente Administrativo. Essa pessoa estará responsável por assegurar suporte eficiente aos processos contratuais e de gestão de terceiros, com documentação organizada, controles atualizados, pendências acompanhadas e informações disponíveis para que o manager e as áreas responsáveis conduzam o processo com conformidade, agilidade e clareza. Sumário do Cargo: A posição atuará como apoio à rotina contratual e aos processos de gestão de terceiros, com foco em organização, acompanhamento documental, controles administrativos, conformidade de registros e suporte às interfaces internas. Seu papel é contribuir para que fornecedores, prestadores de serviço, consultorias, temporários e demais parceiros externos sejam acompanhados de forma estruturada, com qualidade documental, aderência aos requisitos internos e apoio ao controle de riscos do processo. Presta suporte administrativo e documental aos processos contratuais e à gestão de terceiros, apoiando a preparação de minutas, o acompanhamento de documentação, os controles de processo e a organização das informações necessárias para a execução das atividades sob coordenação do manager responsável. PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES DO CARGO ​Apoiar a análise inicial do memorial descritivo do serviço encaminhado pela área solicitante, organizando as informações necessárias para preparação das minutas contratuais.   Prestar suporte na elaboração, preparação, atualização e controle de minutas contratuais, termos aditivos e documentos correlatos, conforme padrões internos e direcionamento do manager responsável.   Acompanhar o fluxo documental dos contratos, garantindo organização, rastreabilidade, versionamento e disponibilidade das informações de suporte. Apoiar a gestão de terceiros com foco no acompanhamento documental dos processos já existentes, incluindo conferência de documentos, controle de pendências, quantitativo de pessoas, atualização de registros e follow-up administrativo junto às áreas envolvidas. Dar suporte aos processos de seleção e homologação documental de terceiros, reunindo e organizando informações sobre documentação legal, compliance, requisitos cadastrais e evidências necessárias para contratação ou manutenção do fornecedor.   Apoiar o controle dos requisitos contratuais relacionados a escopo, prazos, responsabilidades, cláusulas aplicáveis, confidencialidade e demais condições formais estabeleceidas nos contratos.   Apoiar o acompanhamento administrativo de indicadores, SLAs, marcos contratuais, vencimentos, renovações e pendências relacionadas ao desempenho documental e processual dos terceiros.   Auxiliar no monitoramento de riscos documentais e de conformidade ligadoas à gestão de terceiros, incluindo aspectos trabalhistas, fiscais, legais, ambientais, de segurança da informação e saúde ocupacional, sempre sob orientação das áreas competentes.   Apoiar a verificação de aderência às políticas internas, normas éticas, exigências regulatórias e requisitos de compliance aplicáveis aos terceiros.   Atuar no registro e acompanhamento de comunicações entre áreas internas e parceiros externos, contribuindo para alinhamento de informações e melhor intergração do processo.   Apoiar atividades administrativas relacionadas ao encerramento contratual, atualização de status, registro de resultados e organização de lições aprendidas dos