Assistant support opérationnel H/F - Siège - CDI

Description : L’assistant support operationnel coordonne les divers flux (équipements, opérations avec les partenaires, stocks…) et suit des procédures administratives afin de faciliter et d’optimiser les activités de l’entité.     Responsabilités principales :   1.    Gestion administrative : -    Traiter et résoudre les dossiers administratifs sur les outils appropriés. -    Demander des avoirs en cas d’anomalies auprès des transporteurs. -    Mettre à jour et tenir les documents de formation interne sur les procédures et les activités. -    Réceptionner et archiver les contrats. -    Rédiger des procédures de gestion de l’activité. -    Accompagner le service facturation en préparant et en automatisant diverses procédures à l’aide de formulaires. -    Suivre les demandes de mise à jour des comptes clients (en lien avec Master Data).   2.    Coordination interne et externe : -    Aviser la force de vente et les prestataires de toute anomalie sur les contrats, notamment pour les équipements détenus par les clients. -    Travailler avec les équipes techniques sur la création des types d’intervention et la planification des dates dans les systèmes. -    Coordonner le traitement des commandes avec les équipes logistiques et techniques pour organiser les livraisons. -    Répondre aux demandes des clients internes, externes, prestataires et fournisseurs. -    Entretenir des relations de partenariat avec les fournisseurs, les clients et les prestataires externes.   3.    Support et relation client : -    Support de l’outil Salesforce ou Service Max pour les utilisateurs. -    Tester les mises à jour des outils  -    Accompagner les initiatives et nouvelles prestations chez nos clients pour garantir leur succès et satisfaction. -    Répondre aux demandes des clients internes et externes.   4.    Sécurité : -    Respecter le port des protections individuelles, les gestes et postures -    Respecter les procédures et des règles de sécurité -    Respecter les consignes de sécurité et de protection de l'environnement dans la manipulation des matériels et des produits   Activités spécifiques   5.    Reporting et suivi logistique : -    Suivre la conformité des comptes clients. -    Effectuer les demandes d’échange standard de vitrines réfrigérées suite à des problèmes techniques. -    Suivre les litiges et anomalies (réclamations clients, demandes de mise à jour des comptes clients). -    Envoyer les statistiques aux Senior Manager Technique Terrain -    Proposer des outils pour améliorer les performances des call centers internes et externes. -    Réaliser des reportings / scorecard Call Center pour le pilotage de l’activité.   6.    Maintenance préventive : -    Enregistrer dans le système pour générer une planification automatique des maintenances. -    Commander les pièces nécessaires aux interventions de maintenance. -    Contrôler, corriger et mettre à jour les codes articles pour les maintenances préventives saisies par les techniciens. -    Transmettre à la finance les éléments de la clôture mensuelle commerciale pour la maintenance préventive   7.    Gestion des fluides frigorigènes : -    Suivre la consommation des fluides frigorigènes et gérer les stocks -    Déclarer les quantités de fluides utilisés, récupérés ou détruits. -    Tenir un inventaire précis des fluides frigorigènes. -    Gérer les déchets de fluides frigorigènes.   8.    Gestion des équipements : -    Vérifier et traiter les flux d’équipements entre prestataires, corriger les anomalies de stock si nécessaire. -    Maintenir la cohérence des statuts des équipements entre SAP et les prestataires. -    Participer à la mise à jour du parc équipements.     Principaux interlocuteurs    Interne :  -    Service client : échange d’information sur la